Сергей НЕЖЕНСКИЙ, руководитель отдела информационных технологий компании «Терем»

Возраст коммерческой полиграфии в нашей стране небольшой, первые коммерческие типографии возникли в начале 90-х гг. Одни были созданы на базе государственных предприятий, другие пошли путем постепенного оснащения полиграфическим оборудованием, позволяющим удовлетворить спрос на печатную продукцию в тот период. Объединяло их одно: отсутствие стандартов на бизнес-процессы и какого-либо единства в подходе их структуризации. Нельзя сказать, что бизнес-процессы в них отсутствовали вообще, но формировались они хаотично в зависимости от квалификации руководства и от потребностей «сегодняшнего дня».

Сегодня полиграфический бизнес стал более устойчивым, это уменьшило возможность получать большую прибыль от существенных наценок на производство, и, следовательно, возникает вопрос: как сделать так, чтобы при снижении наценок сохранить (или хотя бы не слишком уронить) уровень доходов? Выходов из такой ситуации немного, а точнее, всего два:

• увеличить количество выпускаемой продукции на той же производственной мощности и тем же составом персонала. Для этого, помимо активного поиска новых клиентов, нужно очень строго планировать производство, с тем, чтобы в случае их появления не потерять после первого сбоя в сроках или качестве исполнения заказа;
  
  
• снизить издержки производства и, как следствие, себестоимость продукции. Для этого нужны новые современные технологии, а также умение скурпулезно подсчитывать все затраты и убытки и анализировать, с чем связано их появление.

Рис. 1. Базовый набор функций системы управления предприятием

Сложившиеся, таким образом, на рынке условия и рутина полиграфического производства толкают как руководителей и менеджеров, так и технологов автоматизировать процесс управления производством. Во многих типографиях проблема решается подручными средствами - собственными разработками, базирующимися на электронных таблицах Microsoft Excel, либо в системе управления базами данных Microsoft Access.

Если посмотреть на современный российский рынок программных продуктов, призванных решить проблему автоматизации типографий, то в большинстве случаев это - калькулятор заказов, иногда дополненный модулем контроля состояния заказа. Эта система в случае ее грамотного исполнения, как минимум, исключает ошибки менеджера при расчете заказа для клиента, а значит финансовые потери хотя бы на этом этапе исключаются.

Практически все решения создаются под конкретное предприятие, часто силами своей информационной службы, отсюда - отсутствие универсальности и оттенок кустарности программных продуктов. Оно и понятно, поскольку сделать универсальное средство расчета заказов без привязки к используемой на предприятии технологии производства проблематично.

Попытки использования для этих целей универсальных систем управления ERP-класса (Enterprise Resource Planning - система планирования и управления ресурсами предприятия) не дают серьезных результатов. Специфика полиграфической отрасли такова, что внедрение единой для всех системы управления, в которой не учтены особенности конкретного полиграфического производства, скорее всего, обречено на неудачу. Необходимо использование готовых отраслевых решений, в которых заложены типовые для полиграфии бизнес-процессы, а все изменения и настройки отталкиваются от уже сформированной бизнес-модели. Большим плюсом отраслевого решения является поддержка обратной связи с полиграфическим оборудованием. Фактически это означает, что система должна получать информацию о начале или конце выполнения работы не от человека, а непосредственно от оборудования. Статус выполнения заказа при таком сервисе всегда актуален, а манипуляции с учетом времени работы оборудования невозможны.

Существует два пути автоматизации. В первом случае, это применение систем, в которых заложена типовая бизнес-модель. Во втором - использование комплексных систем управления, в которых задействованы все существующие на предприятии службы, учтена специфика отрасли и имеется возможность гибкой настройки под требования предприятия.

К внедрению системы, в которой используются типовые процессы и документы, уже готовы небольшие типографии оперативной полиграфии. Почти все они работают по стандартной схеме и имеют незначительный документооборот, а если и существуют какие-либо особенности производства или специфичные финансовые схемы, то возможности системы такого уровня позволяют встроенными средствами получить желаемое.

Для небольших типографий, работающих по заказам, необходимый базовый набор функций имеет упрощенный вариант (рис. 1), однако позволяет полноценно управлять производством. В качестве примера можно привести следующие программные продукты: Accura (Data Design Services Limited), Graphiplus (Graphisoft), PrintSmith (EFI), «Аплер Типография» («Аплер»).

Трудности при внедрении системы управления такого уровня приносит совмещение выполняемых операций одним лицом. Стадии производства, ответственность за которые должна быть возложена на разные лица, выполняются одним человеком, который сам составляет задание, проверяет, утверждает и сам же его выполняет. Как результат, теряется смысл в контроле над производственным циклом. Это характерно для печатных салонов или принт-шопов (PrintShops), где производство обеспечивается немногочисленным персоналом. В данном случае проблема решается еще большим упрощением программного средства не в ущерб функционалу - за счет сокращения средств контроля.

Рис. 2. Основные процессы полиграфического производства

Система более серьезного уровня подразумевает точную настройку под нужды предприятия. Пример программного обеспечения такого уровня: DIMS! (DiMS organizing print Inc), Optimus (Optichrome Computer Systems Ltd), HIFLEX (HiFLEX GmbH), DISO (Software, Service und Beratung Gmbh). В итоге на полиграфическом предприятии автоматизация вступает в фазу, когда система устраивает всех пользователей, потому что была построена с учетом всех разумных требований. Надо понимать, что на внедрение системы потребуется время. Хотя, если период внедрения продолжается месяцы, это должно настораживать и подталкивать на мысль, что конфигурация программного продукта перекраивается заново. В таком случае в результате можно получить систему, которая не смогла легко подхватить особенности предприятия, а заново созданная бизнес-модель может оказаться вовсе не оптимальной, потребуются годы, чтобы понять, что в ней не так.

В первую очередь, любого руководителя и специалиста беспокоит вопрос: что сможет дать им система и не будет ли внедрение - всего лишь бесполезной потерей времени и безвозвратными материальными вложениями?

Работа системы управления состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации и позволяет достичь согласованности работы всех подразделений производства и конкурентных преимуществ за счет снижения издержек. В единой системе охватывается планирование и управление всей деятельностью полиграфического предприятия, начиная от приема заказа, закупки бумаги и расходных материалов и заканчивая отгрузкой готовой продукции заказчику. Вся информация вводится в систему только один раз на том участке, где она возникает и многократно используется всеми заинтересованными службами. Такие системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных решений на основе своевременной и достоверной информации.

Стоит отметить, что основная цель системы - гибкое управление себестоимостью продукции. Эта возможность позволяет получать более высокую прибыль, благодаря снижению себестоимости и относительному понижению рыночной цены производства, достигая мощного конкурентного преимущества. Для этого в системе обычно реализованы методы планирования и управления, которые позволяют:

• оценить возможность выполнения поступившего заказа в оговоренный срок при сохранении заложенной себестоимости, опираясь на реальное состояние производственных мощностей предприятия в конкретный момент;
  
  
• регулировать и учитывать количество запасов расходных материалов, устраняя их дефицит и залеживание, не допуская простоев из-за несвоевременно доставленных материалов, или, наоборот, снижать складские издержки из-за хранения избыточного количества материалов;
  
  
• отслеживать фактическую производительность каждой единицы оборудования, сравнивать ее с плановой производительностью и, как результат, оперативно вносить корректировки в производственные планы. Более того, система позволяет выявлять «слабые места» в существующей технологии производства, находить подразделения (или конкретных сотрудников), нарушающих выполнение плана или, наоборот, работающих с недозагрузкой. Это позволяет руководству предприятия точно знать свои резервы и недостатки;
  
  
• сокращать расходы и время, затрачиваемые на изготовление продукции, за счет оптимизации процессов выполнения заказов. Этот пункт очень важен в плане возможностей увеличения объемов производства или снижения себестоимости. Специалисты знают, что на среднем и крупном производстве, как правило, есть несколько разных путей изготовить заказ (можно поставить его печататься на ту или иную машину, печатать «двойником» или «своим оборотом», фальцевать тетради из полного листа или сначала разрезать его на части и т. д.) Правильно разобраться в том, по какой схеме выполнять заказ, может только квалифицированный технолог, и то невсегда. Специализированная система позволит оценить все существующие варианты изготовления работы и выбрать наиболее оптимальный;
  
  
• у подобных систем есть целый набор чисто сервисных функций. Например, при помощи Интернета в некоторых случаях даже клиенты имеют возможность получать информацию в режиме on-line о состоянии своего заказа. А руководитель типографии может узнать необходимую информацию для оценки деятельности предприятия: посмотреть тенденции развития производства (причем, в разных единицах измерения: как в производственных, так и финансовых), вовремя выявить проблему типа «объем производства растет, а прибыль падает».

Про Интернет-возможности систем надо сказать подробнее. Благодаря им, можно решить несколько задач: сократить издержки, связанные с затратами времени на составление предварительного расчета заказа, улучшить обслуживание клиентов и организовать новый канал сбыта выполняемых услуг (web-калькулятор и прием заказа через Интернет). Кроме того, глобальную сеть можно использовать для взаимодействия с поставщиками бумаги, расходных материалов и компаниями, занимающимися сервисным обслуживанием оборудования. Система в нужный момент сама составит заявку, проанализировав потребности. В случае, когда Интернет-решение не интегрировано с бизнес-процессами, поддерживаемыми системой управления, и выполнено только в качестве надстройки к web-ресурсу, эффективность его существенно снижается. Для клиента важно знать не только стоимость заказа, но и, как минимум, срок его выполнения, иначе эта услуга не будет привлекать новых заказчиков.

Сегодня во многих российских компаниях ведутся разработки коммерческого программного обеспечения управления полиграфическим производством, многие зарубежные компании-разработчики решений для полиграфического бизнеса стремятся локализовать свои продукты и занять позицию на российском рынке систем управления для полиграфии. Это связано с тем, что руководство предприятий отрасли уже «созрело» для внедрения таких систем. Как только число установок начнет исчисляться десятком, это даст импульс для внедрения таких же программ у конкурентов: системы управления являются мощным инструментом для ведения бизнеса и незаменимым средством для достижения высокой рентабельности предприятия. Автоматизированная система управления сегодня - это, прежде всего, необходимый атрибут, покрывающий основные потребности управления бизнесом, а уже потом современный и модный механизм учета и анализа деятельности предприятия.