Насколько оправдано использование
тендерных технологий в полиграфии?

В последнее время тендеры получили широкое распространение. Многие заказчики считают их панацеей, чудодейственным инструментом, позволяющим сэкономить огромные средства. Впрочем, не все столь оптимистичны.

Как директор типографии, я представляю здесь точку зрения поставщиков, которые в большинстве случаев не в восторге от этого метода. Все же постараюсь сохранить объективность. Я не считаю, что тендеры - это всегда плохо. Просто необходимо видеть сильные и слабые стороны аукционного подхода и применять его с осмотрительностью.

Обратная сторона медали

Александр Шнайдер

Эксперты называют несколько факторов, которые существенно снижают эффективность тендерного подхода, а иногда даже вредят покупателям.

Декларируемые суммы экономии при использовании тендеров чаще всего завышены. По мнению известных экспертов Д. Стека и Б. Эмилиани (их фундаментальная статья «Как оценить, выгодны ли онлайн-тендеры» стала хрестоматийной работой по этому вопросу), даже в случае General Electric реальная экономия не могла составить больше половины объявленной цифры. Другая половина неизбежно пропадает из-за таких факторов, как ошибки в подаваемой поставщиками информации, дополнительных затрат после завершения тендера и изменений в спецификациях и объемах заказов.

Выбор поставщика на основе тендера почти всегда сопряжен с будущими проблемами. Ведь бесплатный сыр бывает только в мышеловке, и выбор поставщика исключительно на основании цены - весьма опасное дело.

Д. Стек, ранее работавший в корпорации Pratt&Whitney, приводит пример из жизни, когда выбор в качестве производителя комплектующих, назвавшего самую низкую цену в тендере, привел к серьезным проблемам. Потратив почти год на безуспешные попытки получить искомые комплектующие и, в конце концов, поняв, что поставщик физически не в состоянии выполнить заказ, Pratt&Whitney была вынуждена обратиться к прежним контрагентам. А те, естественно, не преминули воспользоваться отчаянным положением корпорации и взяли с нее, что называется, «по полной программе».

Так что, если сравнить экономию от использования тендеров и возможные убытки, связанные с низким качеством, срывом сроков и вообще плохой работой «дешевого» поставщика, идея проведения тендера может показаться не такой уж и привлекательной.

Приверженность тендерной схеме приводит к серьезному ухудшению партнерских отношений между заказчиком и поставщиком. Суть в том, что тендерный подход неизбежно подчиняется закону сохранения материи: суммы, сэкономленные заказчиком, - это недополученная поставщиком прибыль.

Профессор Келлогской школы менеджмента М. Сахни приводит данные опроса, проведенного среди поставщиков комплектующих в аэрокосмической области. Более 70% опрошенных, когда-либо участвовавших в тендерах, заявили: если в будущем им представится такая возможность, они назовут своим клиентам более высокую цену в качестве компенсации за скидки, предоставленные им при участии в тендере. Кроме того, как указали 43% из этих поставщиков, в конце концов до 20% потерянных при проигрыше в тендере заказов к ним вернулись, так что они получили возможность должным образом «проучить» своих заказчиков.

Выкручивать руки поставщику, принуждая его к участию в тендере - далеко не лучший способ построить долговременные партнерские отношения.

Все специалисты, как бы они ни относились к использованию тендеров, сходятся в следующем:

• тендерная схема может существовать лишь в условиях так называемого «рынка покупателя», то есть в тех областях, где предложение превышает спрос, и уже поэтому ограничена (что вы будете делать, когда ситуация на рынке изменится и спрос превысит предложение?);
  
  
• этот метод применим прежде всего для крупных разовых закупок и мало подходит для построения долговременных партнерских отношений;
  
  
• выбор в тендере делается на основе самой низкой цены, при этом не учитывается множество других важных факторов.

А как в полиграфии?

Я так подробно изложил в справке западный опыт прежде всего потому, что все вышесказанное полностью применимо и к нашей специфике. Перейдем к изложению нюансов, характерных для полиграфического бизнеса. Тендеры бывают открытые и закрытые.

Открытый тендер. Представляет собой объявление с указанием спецификации конкретного заказа, размещенное на одном из специальных «тендерных» сайтов, и любая типография может назвать свою цену и другие условия по этому заказу. Сообщение любого из участников тендера видно всем, так что на экране монитора тендер представляет собой, условно говоря, последовательность идущих сверху вниз цен, причем каждая последующая меньше предыдущей. Обычно в самом низу «красуется» совсем уж несусветная цифра, которую всерьез никто не принимает.

Как директор типографии, регулярно размещающей свои предложения на некоторых из таких сайтов, могу сказать, что открытый тендер - это инструмент, который серьезные заказчики, как правило, использовать не станут, и к которому серьезные типографии относятся с осторожностью и многого от него не ждут.

Почему сложилось такое отношение к открытому тендеру? Опытные заказчики давно поняли (иногда на собственном горьком опыте) справедливость вывода: в полиграфии, может быть, как в никакой другой отрасли, выбор поставщика на основании самой низкой цены очень рискован. Просто потому, что печать - это не товар, а услуга, и здесь цена - всего лишь один из критериев оценки, далеко не единственный и даже (как ни парадоксально это звучит) не самый важный. Поэтому обращаться в неизвестную типографию, назвавшую самую низкую, что называется, «смешную» цену - действие, мягко говоря, опасное. Обычно так поступают начинающие посредники.

Что касается типографий, то их «осторожное» отношение к тендерам связано с относительно малой эффективностью этого метода в смысле привлечения клиентов. Во-первых, далеко не все типографии готовы привлекать клиента низкой ценой. Во-вторых, процент заказов, которые типография получает через тендер, достаточно мал, даже при условии низких цен. Это происходит потому, что зачастую тендерные заявки размещают клиенты, которые заведомо не собираются искать здесь поставщика. Они просто исследуют рынок, например, для того, чтобы использовать результаты тендера для давления на типографию, с которой уже работают.

Известны случаи, когда заказчики сами регистрируются на таких сайтах в качестве несуществующих типографий, а потом «торгуются» на собственных тендерах, чтобы снизить цену. Все это, к сожалению, не красит открытые тендеры и отталкивает от такого метода многих игроков рынка.

В каких случаях уместно пользоваться открытым тендером? Есть разновидность клиентов, размещающих заявки на тендерных сайтах - это опытные заказчики с горящими тиражами, для которых тендер - инструмент, освобождающий их от необходимости общаться с каждой типографией отдельно. И выбирают они, как правило, хорошо известную им типографию, даже если предложенная цена не самая низкая.

Открытый тендер хорош в случае, когда у типографии появляется «окно» - краткий период вынужденного простоя, и она готова снизить цену до минимума, чтобы только не простаивать.

Закрытый тендер. Этот метод получает все большее распространение в последнее время. Как правило, к нему прибегают крупные компании, полагающие (возможно, справедливо), что сам факт их сотрудничества с определенной типографией - для этой типографии высокая честь и огромное благо.

Схема закрытого тендера следующая. Заявка с указанием характеристик заказа (или группы заказов) рассылается ограниченному кругу типографий с хорошей репутацией. В случае согласия на участие от них требуется не просто цена, а некий, порой весьма солидный, набор документов. Состав участников тендера и суть их предложений известна только заказчику, ни одна типография ничего не знает о своих конкурентах. Методика первоначального отбора участников и критерии окончательного решения - тоже строжайшая тайна.

Поскольку тендер закрытый, он по определению не может являться инструментом давления на типографию с целью снижения цены.

Зачем же он нужен? В первую очередь, потому что это престижно. Все серьезные компании прибегают к закрытому тендеру, потому что так принято. Кроме того, это позволяет заказчику, пусть и косвенным образом, определить уровень типографии, понять, сможет ли она говорить с клиентом на одном языке. Если, скажем, типография не в силах подготовить и грамотно оформить пакет документов, куда она годится?

И наконец, подобный тендер - это практически то же самое, что позвонить в каждую типографию и узнать цену, а потом сделать выбор. Просто в таком варианте это не будет выглядеть как аукцион.

Еще один важный фактор. Одна из, возможно, главных целей, стоящих перед закрытым тендером, - борьба с коррупцией во взаимоотношениях между типографией и конкретным исполнителем заказчика.

Обеспечив соблюдение методики, при которой прямой контакт между должностным лицом компании и сотрудниками типографии отсутствует, более того, выбор делается чуть ли не автоматически, без вмешательства «человеческого фактора» (а ведь именно этот принцип лежит в основе большинства серьезных иностранных аукционных сайтов), компания-заказчик пытается защититься от страшного слова «откат» (подробное изложение механизма действия этой схемы выходит далеко за пределы данной статьи).

Действенна ли такая методика? К сожалению, нет. Можно защититься от влияния, скажем так, «частных интересов» конкретного исполнителя при выборе типографии. Но в дальнейшем ему все равно придется контактировать с типографией, так что, если уж он поставил перед собой определенную, вполне конкретную цель, своего он так или иначе добьется.

Кроме того, тендерная схема имеет ряд очевидных минусов (о них говорилось ранее), наличие которых не искупается подобным преимуществом. И главный из этих минусов следующий - тендер обычно проводится в условиях, когда заказчик уже работает с конкретным поставщиком, зачастую достаточно долго. И вдруг ему, этому поставщику, предлагают поучаствовать в тендере на общих основаниях! Станет ли типография в таких условиях тратить силы на налаживание партнерских отношений с клиентом, делать все возможное и невозможное, чтобы ему угодить? Ведь завтра эти отношения могут закончиться, и только потому, что компьютер, на основании введенных в него данных, принял такое решение.

Так стоит ли рисковать уже сложившимся партнерством? Я, в принципе, не рекомендую выбирать типографию на основе цены, поскольку полиграфические услуги - не потребительский товар, и его характеристики варьируются от одной типографии к другой. Соответственно, тендер, как инструмент выбора на основе низкой цены, я отвергаю.

Открытый тендер можно использовать для предварительной оценки стоимости заказа, однако нужно понимать, что в этом случае большое количество типографий остается за границами такого «исследования». Чтобы принять окончательное решение, вам понадобится дополнительная информация о конкретном исполнителе, но самый верный способ - это личная встреча с ним.

Обращаться к закрытым тендерам я категорически не советую, поскольку это верный способ ухудшить отношения с типографией, с которой фирма успешно сотрудничает на данный момент. И отношения эти представляют гораздо большую ценность, чем скидка, потому что полиграфические услуги - не потребительский товар. А с коррупцией среди своих сотрудников можно бороться другими методами, самый простой из них - платить хорошую зарплату.

Неоднократно приходилось наблюдать ситуацию, когда заказчик, пришедший в типографию после проведения тендера и убедившийся в ее умении работать, в дальнейшем отказывался от использования тендеров и оставался клиентом этого предприятия. Есть много примеров, когда заказчик, сменивший типографию после проведения тендера, спустя некоторое время возвращался обратно. По моему опыту, так происходит более чем в половине случаев.

Призываю потенциальных заказчиков разумно оценивать плюсы и минусы тендерной методики. Не удивляйтесь тому, что типография, с которой вы сотрудничаете, «обидится» на предложение «поучаствовать в тендере». И уж совсем не стоит предъявлять типографии результаты только что проведенного вами тендера и предлагать снизить цену ниже самого последнего предложения. Это неконструктивный метод, да и потом, это даже неэтично.

Тендер подходит для однократного действия. Долговременные отношения лучше строить совсем другими способами.