Алексей ПОПОВ, директор по бизнес-процессам группы компаний NBZ

Издание периодических печатных средств массовой информации в последние годы переживает технологическую революцию. Новые технологии появляются не только на издательском рынке. Ежегодно разработчики и производители предлагают новые решения, технические средства, программное обеспечение и услуги. Российский рынок также не остается в стороне от этих процессов. При этом продавцы техники и интеграторы комплексных решений не всегда успевают донести до потенциальных потребителей особенности позиционирования и преимущества новых технологий.

Этой статьей мы начинаем публикацию в журнале «Курсив» серии материалов, посвященных автоматизации редакции периодического издания. Мы постараемся объяснить суть производственных процессов, возникающих проблем и предлагаемых технологических решений.

Редакционные проблемы

На рынке коммерческой периодической печати, как и на любом другом, приходится сталкиваться с постоянно растущей конкуренцией. Не прекращающаяся ни на мгновение борьба с конкурентами идет по трем направлениям редакционно-издательской деятельности: борьба за читателя, борьба за рекламодателя и борьба за снижение себестоимости. Успех на всех этих «фронтах» зависит от нескольких ключевых моментов. Во-первых, постоянная работа над качеством продукта, которое определяется эстетической привлекательностью издания и его информационным наполнением. Во-вторых, желание продлить на сколько возможно сбор публикуемых материалов, соблюдая при этом жесткие временные требования контрагентов, и, как следствие, необходимость все большего сокращения сроков производства. В-третьих, безусловное исполнение технологических требований как собственного производства, так и контрагентов. В-четвертых, появление новых форм издания (например, электронная), а также и других продуктов (выпуск в других регионах или на других рынках).

Несколько лет назад основной редакционной задачей было решение чисто технических производственных проблем, теперь же главной становится проблема управления. Лимит времени и усложнение условий производства делают ключевым вопрос быстрого доступа сотрудников всех уровней к актуальной информации о производственных процессах.

Все издательское производство можно разбить на функции, основными из которых являются:

• планирование и управление, службы главного редактора, ответственных секретарей и выпускающих редакторов;
  
  
• редакция, отделы подготовки редакционного контента;
  
  
• дизайн и верстка, придание изданию законченного вида;
  
  
• фотослужба и служба обработки инфографики, подготовка и поддержка графического контента;
  
  
• рекламная служба, ведение взаимоотношений с рекламодателями;
  
  
• препресс, соблюдение технологических требований и передача в тиражирование;
  
  
• службы параллельного использования материалов: интернет-версия, обмен с внутренними и внешними контрагентами, архив.

Все эти службы работают над одним и тем же изданием, но в подавляющем большинстве современных редакций нет единой информационной системы, позволяющей быстро получить доступ к данным или к сведениям о состоянии производства в любом из подразделений.

Это общая проблема современной редакции, которая становится все более острой в усложняющихся условиях производства. В каждом из рассмотренных производственных отделов существуют локальные проблемы. Вот только некоторые из них.

Управление

• Сложность быстрого изменения планируемых к изданию материалов и доведения до всех служб планируемых и произошедших изменений. Задача снять материал из журнала объемом в несколько сотен полос может вызвать затруднения у служб дизайна и верстки.
  
  
• Трудоемкость получения необходимой статистической информации по итогам работы. Отсутствие автоматизированной системы регистрации производственных данных делает невозможным анализ результатов работы.

Схема построения комплексной системы автоматизации
редакции на примере K4 Publishing System

Редакция

• Сложности при взаимодействии со смежными службами, например, с фотослужбой или корректурой, из-за отсутствия единой рабочей среды. Процесс согласования работ значительно увеличивает время подготовки материалов.
  
  
• Отсутствие технологических средств построения единого информационного пространства затрудняет как получение первичной событийной информации, так и передачу материалов от одного сотрудника другому. Например, значительное время затрачивается на поиск, получение и первичную обработку текстов авторов и корреспондентов.

Дизайн и верстка

• Зависимость от служб подготовки контента. Отсутствие системы параллельной работы требует большой скорости верстки, затрудняет работу над дизайном издания и делает невозможным внесение быстрых правок.
  
  
• Трудность оценки загруженности ресурсов и манипулирования доступными ресурсами. Возможность передать работу от одного сотрудника другому сильно затрудняется несогласованностью стандартов производства и несовершенством систем информационного обмена.

Фотослужба

• Затрудненность построения обратной связи с версткой. Отсутствие эффективного контроля над заверстыванием фотографий в макет.
  
  
• Несовершенство систем ведения архивов изображений. Отсутствие механизма сбора данных об использовании фотографий в работе.

Рекламная служба

• Ограничение со стороны служб дизайна и верстки сроков сбора рекламных материалов. Затруднения при необходимости быстрого изменения условий размещения.
  
  
• Отсутствие современных средств управления взаимоотношений с рекламодателями. Проблемы при согласовании размещения рекламы с редакционными планами. Сложности контроля постановки рекламы в макет.

Препресс

• Невозможность контролировать соответствие всех материалов техническим требованиям на ранних стадиях производства.
  
  
• Отсутствие средств автоматизации процессов и построения единой технологической цепочки производства.
  
  
• Сложность обратной связи с отделами подготовки материалов.

Службы использования контента

• Отсутствие единого информационного пространства. Сложность получения информации о состоянии материалов на всех стадиях работ.
  
  
• Невозможность параллельного выполнения работы. Всегда необходимо ждать окончания основного производства.
  Перечисленные проблемы являются лишь очевидными, лежащими, в основном, на уровне взаимодействия между отдельными сотрудниками и службами. На решение именно этих проблем и направлены усилия разработчиков информационных систем, поставщиков и интеграторов продуктов.

JournalDesigner: планирование рекламных модулей

JournalDesigner: планирование редакционных материалов

Решения

Основой автоматизации редакции принято считать редакционно-издательскую систему (РИС), которая является единым хранилищем данных для материалов, заявленных в текущее издание, а также и средством построения технологической цепочки работ над этими материалами.

В редакционно-издательской системе задается набор технологических статусов, описывающих изменение состояния материала при прохождении разных стадий производства.

Отдельным материалом (объектом управления) может быть текст статьи или совокупность текстовых блоков, иллюстрация, рекламный модуль или статья вместе со всеми ее составляющими: текстом, заголовком, иллюстрациями и т.д. Для каждого объекта на каждом этапе работ может быть назначен ответственный (сотрудник, работающий над материалом на этой стадии), а также стадия, подразделение или сотрудник, которому материал должен быть передан по завершении работы. Доступ к системе посредством различных типов рабочих мест может быть предоставлен самым разным сотрудникам: журналистам, редакторам, корректорам, фотографам, рекламным менеджерам. При этом их права на работу в системе могут быть ограничены только зоной их ответственности и компетентности. В сложных комплексных РИС заданная технологическая цепочка, или «конвейер работ», может охватывать не только этапы журналистско-корректорской работы над текстом, но и этапы подготовки иллюстраций и собственно верстки издания до его отправки в типографию. На всех этапах предусмотрена возможность регистрации сопроводительной информации, а также протоколирования работы с объектом. РИС как единое хранилище данных позволяет всем допущенным сотрудникам получать актуальную информацию о состоянии работ и активно участвовать в создании издания.

Электронная газета Scoop ePaper

В настоящее время на российском рынке представлено несколько решений подобного уровня:

• K4 Publishing System. Разработчик SoftCare software (Германия);
  
  
• WoodWing Smart Connection. Разработчик WoodWing software (Нидерланды);
  
  
• Quark Publishing System. Разработчик Quark, Inc. (США);
  
  
• Scoop Editorial system. Разработчик Scoop Publishware (Швеция).

Все перечисленные системы являются известными на мировом рынке решениями, K4 и QPS успешно эксплуатируются в России, WoodWing и Scoop в настоящее время рассматриваются несколькими российскими заказчиками как основные системы для автоматизации производства. Как правило, редакционно-издательские системы достаточно дороги. Но их внедрение в производство дает множество плюсов:

• стандартизация и унификация процессов производства;
  
  
• гибкость изменения процесса производства;
  
  
• повышение ритмичности работы и выравнивание сроков сдачи;
  
  
• высокая скорость выполнения основных рутинных операций по сбору, систематизации, передаче и обработке материалов;
  
  
• построение системы параллельной работы над изданием;
  
  
• непрерывный оперативный контроль хода выполнения работ; построение системы управления качеством;
  
  
• накопление статистической информации для оценки труда сотрудников и анализа использования материалов.

Редакционно-издательская система не является жестко детерминированной ни по составу рабочих мест, ни по функциональности. Многие системы поставляются в «старшей» и «младшей» версии, немного отличающейся по функциональности, но значительно более дешевой. Возможно изменение конфигурации системы путем замены функциональных рабочих мест, что также влияет на стоимость. Любая система может быть сконфигурирована под требования производственного процесса заказчика.

DALiM DiALOGUE: согласование рекламного модуля

Например, в сентябре этого года компанией SoftCare software анонсирован продукт SoftCare K2 - новое решение для организации совместной деятельности в небольших рабочих группах. K2 базируется на известном продукте K4, но является его упрощенной версией и позиционируется как решение для небольших компаний, имеющее достаточный пользовательский функционал, но более простое с точки зрения идеологии и средств администрирования. Рабочие места K2 являются облегченным вариантом соответствующих средств K4, средства настройки и управления - новая разработка, отличающаяся и интерфейсом, и набором функций. K2 сохраняет все основные свойства флагманского продукта SoftCare: возможна совместная работа на различных платформах, назначение прав пользователей, поддержка версий и шаблонов, организация работы через Web. Ограничены возможности настройки рабочих процессов и интеграции с другими продуктами автоматизации редакционной деятельности.

В числе таких продуктов можно упомянуть, например, средства создания архивов цифровых данных и организации работы фотослужбы.

Система управления цифровым контентом Canto Cumulus - специализированное программное обеспечение для накопления, описания, систематизации, хранения и распространения любых типов электронных данных. Поддерживает как стандартные форматы описания объектов (IPTC и EXIF), так и пользовательские поля. Имеет мощный настраиваемый рубрикатор и систему настраиваемых фильтров и запросов для поиска данных. Для просмотра файлов могут использоваться как прикладные клиентские приложения, так и собственные средства системы. Предоставляет широкие возможности настройки рабочего места и автоматизации рутинных операций.

FotoWare Index Manager - программное обеспечение для индексирования электронных архивов, мощное масштабируемое решение для обеспечения быстрого полнотекстового поиска данных в больших массивах архивной информации. Предоставляет возможность индексировать любые удаленные каталоги объектов и документов, поддерживает все распространенные форматы данных: текст, изображение, видео, звук, файлы PDF, EPS, XML, HTML, Microsoft Office и др. Тесно интегрирует как с программным обеспечением того же производителя (FotoStation, FotoWeb и FotoWare Portal Server), так и с другими приложениями.

А для организации собственно работы сотрудников фотослужбы можно посоветовать один из самых популярных в мире продуктов того же производителя (норвежского разработчика FotoWare) - программу FotoStation. FotoStation предлагает ставший де-факто стандартом интерфейс, представляющий пользователю любые профессиональные инструменты управления жизненным циклом фотографии: поиск или захват с фотокамеры, сортировка, отбор, обработка и сохранение. Поддерживается интеграция с некоторыми редакционно-издательскими системами, что позволяет автоматически включить фотографов и бильдредакторов в цикл производства редакционных материалов. Результатом их работы в этом случае является заявка иллюстраций в информационное хранилище материалов редакции с привязкой к конкретному тексту или передача файлов непосредственно в рабочую среду дизайнера.

Рабочее место фотографа FotoWare FotoStation

Компания FotoWare разрабатывает все инструменты, необходимые для работы с изображениями: обработки и отбора файлов, редактирования изображений, хранения и поиска контента. Также существуют решения для дистрибуции фотоматериалов, представления данных в интернет.

В качестве решений для автоматизации работы рекламной службы предлагаются программные продукты dataplan JournalDesigner и MEI ALS.

Программы представляют собой полноценную систему автоматизации приема и размещения рекламы в издании. Она позволяет создать полный план издания с заданием секций, статей и отдельных материалов. Редактор задает в системе планируемые материалы, а менеджер по приему рекламы создает список планируемых рекламных модулей с описанием их статуса и различных характеристик, влияющих на размещение в издании (например, номер полосы). Размещение блоков заданной конфигурации под материалы на плане полос может быть выполнено перетаскиванием мышью, а для рекламных модулей и автоматически, с учетом всех заданных параметров размещения. Обе системы поддерживают интерфейс связи с РИС (например, K4) что позволяет при размещении материалов на плане издания автоматически создавать шаблоны файлов верстки и помещать в отведенные блоки уже известные материалы. Еще больше эффективность системы повышает возможность интерактивного изменения положения материалов внутри издания: перетаскивание рекламного модуля в плане с одной полосы на другую приводит к автоматическому удалению его из файла InDesign старой полосы и автоматическое же помещение в файл новой полосы. Таким образом, рекламный менеджер может активно участвовать в работе над изданием вплоть до самых последних стадий производства. Кроме того, наличие возможности просмотра всех полос издания в реальном времени с точностью до последнего сохранения на верстке в формате иконок-превью или полноформатных PDF позволяет всем заинтересованным сотрудникам следить за ходом работ.

Работа над текстом в K4 Publishing System

Решение ALS (Advertising Layout System) от MEI имеет расширенные возможности построения эффективных взаимоотношений с рекламодателями (CRM), а также развитую систему учета и возможность интеграции с бухгалтерской и финансовой системами.

Незаменимым инструментом для рекламной службы может стать программное обеспечение DALiM DiALOGUE. Это интерактивная электронная проба, решение, позволяющее в режиме реального времени через стандартный веб-браузер воспроизводить файл изображения и сопроводительную информацию к нему, делать примечания и пометки, проводить согласование изображения между несколькими участниками процесса. DiALOGUE позволяет построить взаимодействие рекламной службы со своими рекламодателями таким образом, что прием и согласование рекламных модулей будет происходить в онлайн-режиме, а согласованный рекламный модуль - автоматически заявляться в текущий номер в редакционно-издательскую систему и становиться доступным другим сотрудникам.

После окончания верстки большинство сотрудников редакции может передохнуть, но начальник производства знает, что работа заканчивается только после передачи файлов в типографию. На этом этапе происходят несколько важных и достаточно критичных к срокам выполнения процессов: генерация фалов PDF или PostScript, проверка, передача файлов в типографию и получение подтверждения от типографии. Неавтоматизированная работа на этом этапе критически увеличивает цену ошибки и влияние человеческого фактора, ведь зачастую весь процесс находится под управлением одного сотрудника. А ведь подавляющее большинство этих операций легко автоматизируются при минимальном расширении редакционно-издательских систем.

Например, продукт Made-To-Print (Callas) позволяет производить проверку и вывод файлов PDF непосредственно из хранилища РИС автоматически после достижения полосой статуса готовности к выводу. Оператору остается только контролировать журнал ошибок при проверке PDF.

Продукт TWiST (DALiM) представляет собой систему цепочек автоматически выполняемых над графическими файлами операций. С помощью TWiST, например, легко построить технологическую цепочку, генерирующую из файла верстки файл PDF требуемого качества, его проверку по любым критериям, начиная от наличия внедренных шрифтов и заканчивая разрешением заверстанных иллюстраций, отправку отчета о проверке по электронной почте, отображение результирующего файла CMYK, одновременную печать на цветопробном устройстве и автоматическую передачу в типографию по FTP. Результаты работы на этом этапе незамедлительно могут быть отражены в редакционно-издательской системе.

Автоматизация вывода Callas Made-To-Print

По этому же принципу можно производить и автоматический экспорт материалов издания в файлы формата XML для размещения данных в веб или передачи в другие системы. Одним из рекомендуемых продуктов является XML-Exporter от компании SoftCare, разработчика РИС K4. Экспорт материалов может включать не только текст статьи, но и ссылки на используемые иллюстрации (с одновременным их сохранением в указанном месте), а также все зарегистрированные метаданные статьи и информацию о размещении ее на полосе. Кроме этого, используя заранее заданный шаблон, программа может сформировать связанный набор HTML-страниц, что позволяет автоматически получить альтернативную верстку материалов для размещения на сайте. Также возможно построение сложных перекрестных ссылок между различными частями сайта. Таким образом, в редакционно-издательской системе единым штатом сотрудников может проводиться подготовка материалов для всех видов публикаций издательства. При необходимости рабочий процесс подготовки может быть настроен таким образом, что для веб-издания будут экспортироваться различные версии материала в зависимости от степени его подготовки. Возможно также параллельное ведение различных версий материала, одна из которых предназначена для бумажной публикации, другая - для размещения в сети.

XML-Exporter также может быть использован для построения архива издания или внутренней справочно-информационной службы. Однако полезно рассмотреть и существующие для этого специализированные решения: ePaper и eLibrary шведского разработчика Scoop Publishware.

K4 Publishing System: просмотр текущего состояния работы над полосами издания

ELibrary представляет собой серверное решение, предоставляющее возможность автоматизированного сохранения результатов верстки издания непосредственно из InDesign или QuarkXpress в единое для всей организации хранилище материалов. При соблюдении оговоренных правил верстки система автоматически разбивает полосу издания на статьи и подчиненные материалы, включая заголовки, иллюстрации и подрисуночные подписи. Все эти данные хранятся в системе и доступны для полнотекстового поиска с поддержкой морфологии языка и просмотра посредством любого стандартного браузера. Система хорошо решает задачу создания внутреннего электронного архива издания и может быть интегрирована в единую систему автоматизации редакции.

Заключение

Приведенное в этой статье короткое описание нескольких решений наглядно демонстрирует потенциальным заказчикам и IT-специалистам широту ассортимента и качество доступных программных продуктов. Развитие технологий и продолжающаяся интеграция между производителями позволяет говорить о реально существующей возможности комплексной автоматизации редакционно-издательской деятельности. Все предлагаемые решения являются удобными и проверенными инструментами реальной работы, позволяющими спланировать поэтапное внедрение и получение столь важных для издателей в настоящее время конкурентных преимуществ.

• Повышение качества производства: получение инструментов контроля производства позволяет сосредоточиться на процессе издания, а не на организационных проблемах.
  
  
• Повышение оперативности: возможность эффективного управления позволяет быстро перестраивать процесс, не срывая сроков выполнения задачи.
  
  
• Увеличение производительности: построение системы конвейерной работы позволяет не расширять штат, а увеличивать эффективность работы сотрудников, делать тем же составом редакции больше работы.
  
  
• Повышение надежности инфраструктуры: система хранения данных обеспечивает надежную защиту информации, быстрый и качественный поиск документов, создание единого, непротиворечивого и всегда доступного источника информации о состоянии производственного процесса.
  
  
• Повышение эффективности управления: упорядочивание и формализация хранения материалов, систематизация доступа к данным и четкое определение функций сотрудников позволяет унифицировать технологические процессы, автоматизировать передачу материалов по производственно-административной цепочке и повысить гибкость производственного процесса.
  
  
• Высокая технологичность: использование современных программных средств позволяет получить масштабируемую модульную систему, организовать удаленный доступ к данным, автоматизировать рутинные операции, однотипно обрабатывать различные данные.

В следующих статьях мы постараемся более подробно рассмотреть конкретные программные продукты, поделиться накопленным опытом, привести примеры использования и дать оценку их применения российскими издателями.